Register van verwerkingsactiviteiten

Inleidend

Volgens de AVG (algemene verordening gegevensbescherming) is het noodzakelijk om te beschrijven hoe binnen deze praktijk met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Naast de reeds geldende kaders van de NAP, de Nederlandse Associatie voor Psychotherapie met betrekking tot privacybescherming dient inzichtelijk te zijn hoe wordt omgegaan met uw persoonsgegevens in deze praktijk en hoe uw gegevens beschermd worden. Onderstaand vindt u hierover de benodigde informatie. Heeft u hierover vragen, dan zal ik deze graag beantwoorden.

Overzicht van de persoonsgegevens die worden vastgelegd:

1. Persoonlijke gegevens betreffende therapie:
   In het cliëntendossier worden vastgelegd de volgende persoonlijke gegevens:
   o Naam
   o Adres
   o Geboortedatum
   o Geslacht
   o Telefoonnummer
   o Mailadres
   o (Eventuele) gezinssamenstelling
   o Naam en adresgegevens huisarts
   o Naam verzekeraar
   o Wie er heeft verwezen naar de praktijk
   
   In het cliëntendossier wordt verder beschreven:
   o Relevante persoonlijke omstandigheden
   o Klachten/ zorgen
   o Hulpvraag
   o Analyse en werkpunten
   o Beoogd resultaat
   o Therapievorm
   o Overige relevante aandachtspunten
   o (tussen-)evaluatieverslagen
   
   
2. Persoonlijke gegevens betreffende supervisie, coaching en andere professionele begeleidingsvormen betreffen:
   o Naam
   o Adres
   o Geboortedatum
   o Geslacht
   o Telefoonnummer
   o Mailadres
   o Relevante werkinhoudelijke gegevens
   Deze gegevens worden niet gedeeld met derden zoals werkgever of andere betrokkenen, tenzij daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de begeleiding ontvangende persoon.
   
   
3. De bewaartermijn van de cliëntdossiers is 15 jaar, zoals voorgeschreven in de WBGO.
   Afgesloten dossiers worden digitaal bewaard in een afgesloten ruimte.
   Aantekeningen van professionele begeleiding wordt na afsluiting verwijderd. Slechts verleende supervisieverklaringen zullen max. 6 jaar bewaard blijven met oog op registratieverplichting van de LVSC.
   
   
4. In de boekhoudkundige verwerking van de praktijk worden alleen naam, adres, bedrag en datum van de gesprekken vermeld. Dit zijn de gegevens die op de factuur vermeld staan. De factuur wordt zo mogelijk via de mail verzonden.

Doel van vastleggen van de persoonsgegevens

Als contextueel therapeut ben ik aangesloten bij de beroepsvereniging NAP-psychotherapie. Ik werk volgens de door hen geformuleerde standaarden en regelgeving. Dat verplicht mij onder meer tot:

• het houden van een cliëntendossier teneinde een zorgvuldige praktijkvoering.
• het afsluiten van een behandelovereenkomst.

Hoe de cliënt geïnformeerd wordt:

- De cliënten worden geïnformeerd over de bescherming van hun persoonsgegevens:

• Mondeling, bij aanvang van de behandeling.
• Schriftelijk, middels de behandelovereenkomst.
• Via deze informatie, die toegankelijk is op de website

- Supervisanten en andere begeleide personen zullen via website en mondeling bij aanvang van de supervisie worden geïnformeerd.

- Betreffende minderjarigen en ouders ( volgens regelgeving WBGO):

• Indien beide ouders gezamenlijk het ouderlijke gezag uitoefenen over een minderjarig kind, ongeacht of ze gescheiden zijn, ongeacht of een van de ouders beschuldigd wordt van (seksueel) misbruik van / geweldpleging naar / verwaarlozing van het kind geldt :
  
  

  Leeftijds categorie	Wie sluit de overeenkomst	Wie krijgt informatie	Wie geeft toestemming
  0-11 jaar	Beide ouders/ voogd	Beide ouders/ voogd	Beide ouders/ voogd
  12-15 jaar	Beide ouders/ voogd	Beide ouders/ voogd	Beide ouders/ voogd + cliënt
  16-18 jaar	cliënt	cliënt	cliënt

  
  Als één van de ouders de behandeling aanvecht, kan de kantonrechter vervangende toestemming regelen.

Wie werkt er met het cliëntendossier?

De therapeut – dhr. Verduijn- is de enige, die toegang heeft tot het cliëntendossier. Indien overleg met derden, (bijv. een huisarts, specialist, andere behandelaar) nodig is voor een goede behandeling, geeft de cliënt hiervoor voor iedere derde apart schriftelijk toestemming middels een toestemmingsformulier.

Uitzondering: In geval van acute en levensbedreigend gedrag van de cliënt of andere bij de cliënt behorende personen kan de therapeut het noodzakelijk achten derden in te schakelen teneinde de dreiging op te heffen. Hiervoor verwijs ik naar de privacyregelgeving van de NAP omtrent goede praktijkvoering. Cliënten zullen hierover worden geïnformeerd.

Beveiliging van de persoonsgegevens (cliëntendossier).

• Vrijwel alle persoonsgegevens worden digitaal bewaard en zijn beveiligd met een wachtwoord.
• Voor zover de gegevens op papier bewaard worden (bijv. behandelovereenkomsten, eventuele correspondentie en verslagen van andere hulpverleners) worden ze bewaard in een afgesloten kast.
• Administratieve ondersteuning wordt geleverd door administratiebureau Onderweegs & de Groot te Lunteren. 

Mogelijke datalekken en eventuele diefstal van gegevens:

• Wanneer er een eventueel datalek openbaar zou komen, dan wordt in overleg met PMP software als eerste gezocht naar het stoppen van dit lek. Dat kan bijv. door het veranderen van wachtwoorden. - cliënten zullen na het bekend worden van diefstal of lekken van data direct geïnformeerd worden.